Dieci sistemi per risparmiare tempo e ottimizzare il tuo lavoro

Da mamma che lavora in proprio e a casa, in questi ultimi anni mi sono resa conto di come, sempre di più, avere dei sistemi per ottimizzare il flusso di lavoro sia fondamentale per riuscire ad arrivare a fine giornata avendo spuntato tutte le voci del tuo fogliettino “cose da fare oggi”.

 

Questi consigli sono principalmente per chi ha un business incentrato sul design, ma sono assolutamente adattabili anche ad altri tipi di business.

 

Ti dirò quindi come snellire i procedimenti il più possibile.

 

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1.) Cerca di creare un sistema per il tuo brand design e il tuo web design
Questo discorso sembra piuttosto ovvio, ma in realtà non va sottovalutato e si può applicare non solo al design, ma ad ogni tipo di procedimento del nostro business che andiamo a ripetere.
Quando si parla di snellire i procedimenti, si pensa subito al calendario editoriale e alla programmazione social. Ma si può partire da molto più a monte.

 

Puoi ad esempio prenderti una mezz’oretta per scrivere tutti i passaggi che compongono il tuo flusso di lavoro. Se si parla di design, puoi scrivere cosa accade dal momento in cui ti viene commissionato il lavoro, al momento in cui saluti il tuo cliente.
Una volta elencati tutti i punti chiediti se c’è qualcosa che manca, se hai elencato tutti i punti; cosa potrebbe essere migliorato e quali passaggi potrebbero essere combinati insieme per rendere il flusso di lavoro più agevole.

 

2.) Inizia ad usare uno strumento per il Project Management
Gestire un lavoro come può essere la realizzazione di un logo o n sito web con le mail può diventare frustrante. Si perde tantissimo tempo e si rischia anche di perdere informazioni importanti.
Per far vedere i tuoi progressi e tenere tutto sotto controllo, puoi usare un tool online come Asana. Non mi stancherò mai di tessere le lodi di Asana, è un project management tool straordinario. Io lo utilizzo per un sacco di cose, dal calendario editoriale alla creazione di vere e proprie “schede” dei miei clienti, dove ho elencato non solo a che punto sono con il progetto, ma informazioni che devo riutilizzare come ad esempio le palette colori.
Se ti interessa avere più informazioni su Asana scrivimi nei commenti, ho intenzione di fare un tutorial su questo argomento, se c’è interesse.
Asana lo puoi utilizzare “for your eyes only”, oppure in condivisione con il tuo cliente. Nel secondo modo e attraverso i messaggi privati, puoi salvare tutte le comunicazioni, i file e i feedback.
Puoi anche creare delle scadenze sincronizzate con il calendario.

 

3.) Usa un tool per gestire il rapporto con il cliente.
Moltissimi professionisti, anche molto validi, spesso si dimenticano un passaggio estremamente importante (soprattutto in Italia): seguire i clienti che hanno già lavorato con te. Ricontatta i tuoi clienti passati e senti se hanno bisogno di altro lavoro, oppure proponigli il tuo nuovo prodotto.

 

Se in passato si sono trovati bene con te, sarà facile che ti riconfermino, ma dovranno ricordarsi che tu esisti!!!

 

Per ricordarti di fare il follow up dei tuoi clienti, puoi usare un add-on di gmail che si chiama Streak. Streak ti permette di creare delle “Pipelines” di conversazione con le persone coinvolte in un progetto e ti aiuta a ricordare quando scrivere ai tuoi clienti. E’ uno strumento davvero prezioso, te lo consiglio assolutamente.

 

4.) Gestisci la tua posta
Vorresti arrivare al sospiratissimo inbox 0, ma in realtà hai già 27 messaggi da leggere quando apri la mail la mattina. Non farti prendere dal panico. Io mi trovo molto bene con Gmail e con il suo sistema di filtri. Quei geniacci di Google hanno anche creato un add-on apposta per questo problema che si chiama Inbox e ti permette di vedere gli allegati senza aprire la mail, di collettare messaggi simili insieme, di impostare dei promemoria e un sacco di altre cose!

 

Insomma è da provare. Un consiglio sempre super valido, resta quello di disiscriversi dalle mail che non leggiamo. Un po’ di sano decluttering è sempre una buona pratica per la sanità della nostra casella di posta oltre che per la nostra sanità mentale 😃

 

5.) Organizza i tuoi file
Se anche tu sei come me, hai la scrivania del computer sommersa di file. Quando la scrivania non basta più, crei una cartella che molto probabilmente si chiamerà qualcosa tipo “Scrivania_data_di _oggi” dove finiranno tutti i file e verranno messi nel dimenticatoio. Da quasi un anno ormai, ho acquistato l’abbonamento premium di Dropbox, che mi permette di accedere da ogni computer e da smartphone al mio archivio. Con l’occasione, ho anche creato una serie di cartelle per i tipi di file che uso più spesso (da “articoli_blog” a “doc_commercialista”) e, avendo l’accessibilità da ogni computer, posso archiviare in qualsiasi momento i file.

 

Ch tu decida o meno di utilizzare Dropbox, un alto sistema di archiviazione in cloud come Drive o AmazonS3, è importante mettere a calendario un giorno al mese o, meglio ancora, un giorno alla settimana, in cui si riordinano i file nelle varie cartelle.

 

6.) Usare un sistema organizzato per le fatture
Per anni mi sono organizzata in autonomia con le fatture, con il mio template excel e le mie belle cartelline ordinate e spesso mi capitava di fare errori, anche banali, come ad esempio la numerazione. Da un paio d’anni utilizzo Fattureincloud e devo dire che mi trovo molto bene. Non solo ha un sistema di gestione dei template molto intuitivo, ma mi aiuta a tenere sott’occhio tutta la situazione da inizio anno.

 

Se poi vuoi ottimizzare ancora di più, puoi migliorare anche il sistema di gestione dei contratti con i tuoi clienti, attraverso ad esempio Hellosign, che ti permette di creare un contratto firmabile senza dover far stampare, firmare, scansionare/fotografare il contratto dal tuo cliente.

 

7.) Crea un sistema per l’accoglienza di un nuovo cliente
Un aspetto che spesso viene sottovalutato, consiste nell’accogliere un nuovo cliente. Per il design è importante, ad esempio, che il cliente ti fornisca il materiale in tempi utili, per rispettare le scadenze. Per preparare il lavoro che dovrai fare con il tuo cliente, può essere utile preparare una serie di questionari, per conoscerlo meglio e per capire cosa vuole da te. Puoi anche preparare un kit di benvenuto, che può consistere di una serie di mail, per spiegargli il tipo di percorso che andrete a fare insieme e cosa aspettarsi reciprocamente.

 

8.) Inizia a delegare
Te lo sta dicendo una super-maniaca del controllo, ma è fondamentale per la produttività e per la sanità mentale:
delegare è fondamentale.
Spesso pensiamo di non poter delegare perché non ce lo possiamo permettere, ma anche solo una persona che ci aiuti con le pulizie o un’assistente virtuale che ci gestisce le mail per un paio di ore la settimana è sufficiente ad ottimizzare il nostro lavoro.

 

9.) Implementa un archivio ragionato
Sia che tu sia un designer che deve mantenere un archivio dei lavori dei suoi clienti, sia che tu sia un commercialista, un naturopata, un crafter, avrai necessità di creare un archivio ragionato per salvare (ed eventualmente richiamare) i file in modo rapido. Io me lo gestisco su dropbox, ma si può fare tranquillamente anche con un hard disk esterno.
Se utilizzi Time Machine ti consiglio di avere due hard disk separati, uno per l’archivio, l’altro per backup con Time Machine.

 

10.) Inizia ad utilizzare il batching
Organizzati a calendario giornate per il batching. Il batching è una giornata in cui fai una sola operazione (ad esempio scrivere i post, fare le foto, fare le fatture, ecc.)
E’ il miglior modo per essere produttivi e riuscire a fare il massimo nel minor tempo possibile. Io l’ho imparato l’anno scorso al retreat di
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